社宅代行会社を署名者に含める電子契約の操作方法

 

対象システム

・電子契約オプション

 

本機能は、電子契約オプションにおいて、社宅代行会社が関係者として電子署名ができる機能です。ご利用いただくことで、社宅代行会社を署名者とする契約書の電子化が可能になります。

1.対応している社宅代行会社

• 株式会社リロケーション・ジャパン

※対応会社は順次拡大予定です。

2.ご利用にあたっての留意事項

本機能はすべての管理会社様にデフォルトで提供されるものではなく、個別に機能を有効化する必要があります。ご利用を希望される場合は、よりお問い合わせください。

3.申込〜契約までの全体の流れ

下記の申込から契約の流れとなります。


各ステップの詳細は下記のとおりです。
① 社宅代行会社が介在する申込を受付・審査

仲介会社様が入居申込フォームにて、社宅代行の利用有無と社宅代行会社名を入力した上で申込を行います。
弊社システムと連携可能な社宅代行会社様の場合に、本機能を利用できます。

② 案件管理番号の確認依頼

社宅代行会社様を署名者として追加するには、申込フォーム上に「案件管理番号」が登録されている必要があります。
案件管理番号の確認方法は社宅代行会社ごとに異なるため、以下の依頼用テンプレートを活用し、仲介会社様へ番号のヒアリングおよびヘルプページの共有をお願いします。

▼依頼用テンプレート

お世話になっております。
本件、社宅代行会社を利用した電子契約を進めるにあたり、ITANDIシステムへの「案件管理番号」の登録が必要となります。

恐れ入りますが、以下のヘルプページをご参照のうえ、番号のご共有をお願いいたします。

▼各社の案件管理番号 確認方法
https://itandibb-broker.support.itandi.co.jp/hc/ja/articles/50801121375507

番号をいただき次第、速やかに署名依頼の準備を進めてまいります。

何卒よろしくお願いいたします。

 

▼送信サンプル画面

③ 申込フォームに案件管理番号を登録

仲介会社様から案件管理番号をヒアリング後、申込フォームの「案件管理番号」欄に入力して保存してください。

④ 電子契約の準備

申込受付システムの「電子契約」タブから社宅代行会社を関係者として追加します。
役割で「社宅代行会社」を選択し、申込フォーム上で選択された社宅代行会社名とと同じ会社を選択して「認証」ボタンを押下すると、本人認証済みの関係者として登録されます。

以下の場合、関係者を追加できません：

• 申込フォームで選択された社宅代行会社名と、ここで選択した社宅代行会社名が一致していない
• 申込フォームに案件管理番号が未入力

エラーが発生した場合は、申込フォームの入力内容を確認してください。

⑤ 署名者による本人認証（管理会社様のアクション不要）

署名者様が本人認証メールを確認し、認証を完了します。

⑥ 契約書のアップロードと署名依頼メールの送信

署名者様の本人認証完了後、電子契約タブに契約書をアップロードし、署名依頼を行います。

署名依頼を行うと、署名者様宛に署名依頼メールが届きます。

⑦ 署名者様による電子署名（管理会社様のアクション不要）

仲介会社様・社宅代行会社様が署名依頼メールから電子署名を実施します。
すべての署名が完了すると、完了通知が届きます。

⑧ 原本の保管

すべての署名完了後、署名済みPDFが添付された完了メールが署名者様全員に届きます。
添付のPDFファイルを必ずダウンロードして保管してください。